L’essentiel : le conseil syndical

admin4893

il y a 4 ans

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Interface indispensable entre la collectivité des copropriétaires (le syndicat) et le syndic, le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion, assurant ainsi l’équilibre de la copropriété.

I. LE CONSEIL SYNDICAL EST UN ORGANE OBLIGATOIRE

Chaque copropriété est, de facto, dotée d’un conseil syndical (même si le règlement de copropriété ne le mentionne pas): cet organe n’est pas à créer, seuls ses membres sont à désigner.

II. DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

A. LES PERSONNES POUVANT ÊTRE MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

Les membres du conseil syndical doivent être désignés parmi les copropriétaires, les associés d’une société d’attribution, les locataires-accédants, les acquéreurs à terme, leurs conjoints, leurs représentants légaux et, depuis la loi du 12 mai 2009, les partenaires liés avec eux par un PACS et leurs usufruitiers.

Les membres du conseil syndical peuvent désormais être désignés parmi les ascendants ou descendants des copropriétaires.
La liste des personnes ne pouvant être membre du conseil syndical a été étendue aux préposés du syndic, ainsi qu’à leurs conjoints et partenaires de PACS, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale, jusqu’au deuxième degré.
Il est ajouté que ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics non professionnels.
En outre, les syndicats coopératifs sont dorénavant concernés par la dispense d’instituer un conseil syndical.

B. LES CONDITIONS DE LA DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

1. Désignation par l’assemblée générale

Les conseillers syndicaux vont, en principe, être élus par l’assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25, voire, en seconde lecture, en vertu de l’article 25-1 de la loi de 1965, à la majorité simple des suffrages exprimés de l’article 24; ce, pour une période ne pouvant excéder trois ans.

De manière à conférer toute la souplesse requise à cette élection, la Commission relative à la copropriété (CRC) a, dans sa 13^e recommandation, préconisé d’inclure la question de la désignation des membres du conseil syndical dans l’ordre du jour de l’assemblée générale devant procéder à cette désignation, sans que le projet de résolution indique nécessairement le nom des candidats.

Qui plus est, dans le même texte, la CRC recommande aux assemblées générales d’accepter les candidatures déclarées même au cours de l’assemblée générale et même lorsque le projet de résolution comporte le nom de candidats.

Notons qu’il a été jugé fort à propos que seuls les candidats déclarés peuvent être valablement élus. Certes, cette exigence ne découle pas de la lettre de l’article 21, mais elle apparaît conforme à l’esprit du texte. On comprendrait en effet difficilement que l’assentiment du copropriétaire (ou assimilé) soit requis en cas de désignation par voie de justice, mais non lorsque la nomination intervient en assemblée générale.

Par ailleurs, le conseil syndical sera d’autant plus efficace que tous les intérêts en présence (bailleurs et occupants, propriétaires de lots à usage d’habitation, à usage professionnel ou à usage commercial, bâtiments…) y sont représentés (CRC, recommandation n^o 13 préc.).

L’élection pourra opérer une distinction entre les membres titulaires et les membres suppléants (V. Décr. du 17 mars 1967, art. 25).

Ainsi qu’a pu le relever la CRC (13^e recommandation), il est hautement souhaitable de prévoir la désignation de membres suppléants, eu égard aux dispositions de l’article 25 du décret du 17 mars 1967, selon lesquelles le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit.

2. Désignation par voie de justice

Faute, pour le syndicat, de parvenir à désigner les membres du conseil syndical (par carence de candidats ou pour cause de majorité non atteinte), le syndic devra adresser un procès-verbal de carence dans le mois de l’assemblée à tous les copropriétaires (alors qu’en règle générale, le procès-verbal de l’assemblée doit être adressé dans les deux mois, et uniquement aux opposants et défaillants, V. art. 42 de la loi et son comm.).

Alors, le juge, saisi à cet effet par le syndic ou un (des) copropriétaire(s) va, soit désigner les membres du conseil syndical, soit constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical, étant entendu, qu’en cas de carence de candidats, sauf bonne volonté de dernière minute, c’est la seconde branche de l’alternative qui va s’appliquer, le magistrat ne pouvant désigner une personne contre son gré (concernant la désignation judiciaire des membres du conseil syndical, V. Décr. du 17 mars 1967, art. 48 et son comm.).

Une fois désignés, les membres du conseil syndical vont se réunir en dehors de l’assemblée générale et élire un président. Celui-ci pourra notamment avoir un rôle déterminant en cas de refus du syndic de convoquer l’assemblée et en cas de refus de l’ancien syndic de transmettre les archives et les fonds du syndicat (V. art. 18-2).

A cet égard, la CRC (13^e Recomm., V. App.,) recommande au conseil syndical d’élire un président (cette élection relevant de sa compétence exclusive) et d’en aviser le syndic; de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d’âge et, si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil syndical à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative.

III. LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL

Mandataires bénévoles du syndicat (précisant le caractère non rémunéré de leurs fonctions, V. Décr. du 17 mars 1967, art. 27), les membres du conseil syndical vont avoir principalement un rôle d’assistance et de contrôle et vont émettre des avis.

Assistance et contrôle. Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

Dans cette perspective, conformément à l’article 21, alinéa 3, de la loi de 1965, combiné à l’article 26, alinéa 3, du décret n^o 67-223 du 17 mars 1967, un ou plusieurs membres du conseil, missionnés par celui-ci, pourront prendre connaissance et copie, au bureau du syndic ou à un autre lieu déterminé d’un commun accord, de tout document (quel qu’il soit) intéressant le syndicat.

Si ce contrôle peut concerner tous les aspects de la gestion du syndic, l’article 26 du décret du 17 mars 1967 insiste tout particulièrement sur le contrôle de la comptabilité du syndicat, de l’élaboration et du suivi du budget prévisionnel, de la répartition des dépenses, des conditions dans lesquelles sont passés les marchés et exécutés les contrats.

D’ailleurs, en application de l’article 18-1 de la loi, avant l’assemblée générale appelée à connaître les comptes de la copropriété, le conseil syndical va examiner ces derniers.

Avis. Le conseil syndical donne son avis (au syndic ou à l’assemblée; spontanément ou en réponse à une sollicitation) sur toutes les questions relatives au syndicat. Cet avis n’est que consultatif.

L’assemblée peut (à la majorité de l’art. 25) arrêter un montant au-delà duquel les marchés ou les contrats devront être soumis au conseil syndical pour consultation (laquelle devra éclairer le vote subséquent de l’assemblée).

Par ailleurs, aux termes de la loi n^o 2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, le conseil peut donner son avis écrit sur tout projet de contrat de syndic.

Enfin, selon l’article 37 du décret de 1967, en cas d’urgence, le syndic qui, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, entend demander, sans délibération préalable de l’assemblée générale, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux, doit, au préalable, prendre l’avis du conseil syndical, s’il en existe un.

Mise en concurrence. En application de l’article 81, 4^o, de la loi SRU du 13 décembre 2000, l’assemblée peut décider (également à la majorité de l’art. 25) du montant au-delà duquel une mise en concurrence des entreprises est obligatoire.

L’article 19-2 du décret de 1967 précise pour quels marchés et contrats cette mise en concurrence va jouer. Depuis le 1^er juin 2010 (date d’entrée en vigueur de l’art. 19-2, dans sa rédaction issue du Décr. n^o 2009-391 du 20 avr. 2010), il s’agit des marchés de travaux et des contrats autres que le contrat de syndic (comp., précédemment, l’anc. art. 19-2 qui ne visait que les marchés de travaux et les contrats de fournitures).

Le texte dispose que, sauf conditions différentes arrêtées par l’assemblée, l’exigence de mise en concurrence est réputée remplie dès lors que plusieurs devis (c’est-à-dire deux et plus) ont été demandés (quand bien même certains d’entre eux n’auraient pas été communiqués : Civ. 3^e, 27 nov. 2013, cité ss. Décr. 17 mars 1967, art. 19-2, note 2) ou dès lors qu’un devis descriptif a été établi et soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises (c’est-à-dire au moins deux).

Et la pluralité de devis s’apprécie compte tenu de celui produit par l’entreprise en place (Civ. 3^e, 15 avr. 2015, cité ss. Décr. n^o 67-223 du 17 mars 1967, art. 19-2, note 1).

Pour une application jurisprudentielle, V. Paris, 9 mars 2009, cité ss. Décr. du 17 mars 1967, art. 19-2, note 1. Et, dans une espèce où le demandeur réclamait en justice l’annulation d’une résolution ayant entériné – sans mise en concurrence – un type de contrat d’entretien d’ascenseur, il a été jugé que l’exigence de mise en concurrence n’est requise que pour la prise de décision sur le choix du contrat engageant le syndicat des copropriétaires (Civ. 3^e, 28 janv. 2015: cité ss. Décr. 17 mars 1967, art. 19-2).

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, un sort particulier est réservé au contrat de syndic, lequel doit nécessairement faire l’objet d’une mise en concurrence de la part du conseil syndical. Cette obligation cesse toutefois, à la demande du conseil syndical, lorsque le « marché local» des syndics ne permet pas cette mise en concurrence. Elle n’est pas non plus obligatoire lorsque la copropriété n’a pas institué de conseil syndical.

Remaniée par la loi n^o 2015-990 du 6 août 2015, dite «loi Macron», à compter du 7 novembre 2015, cette mise en concurrence par le conseil syndical est de rigueur tous les trois ans, « sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet».

Cette obligation disparaît toutefois lorsque l’assemblée générale précédente en aura décidé ainsi, par un vote à la majorité de l’article 25 portant sur une question qui aura été inscrite à l’ordre du jour.

Notons que la possibilité instaurée par la loi de 2014 de ne pas procéder à cette mise en concurrence à la demande du conseil syndical lorsque le «marché local» des syndics ne le permet pas a été supprimée par la loi Macron du 6 août 2015, à compter du 7 novembre 2015. Et c’est heureux, car cette notion de «marché local» était la porte ouverte à toutes les interprétations.

En revanche, la loi de 2015 n’est pas revenue sur l’absence de caractère obligatoire de cette mise en concurrence lorsque la copropriété n’a pas institué de conseil syndical (art. 21, al. 5, dans sa rédaction issue de la loi ALUR).

A noter qu’aux termes du dernier alinéa de l’article 18 de la loi de 1965, dans sa rédaction de 2014 issue de la loi ALUR, quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic.

Rôle dans l’établissement de l’ordre du jour de l’assemblée générale. Aux termes du dernier alinéa de l’article 26 du décret de 1967 (ajouté par le Décr. n^o 2010-391 du 20 avr. 2010, en vigueur à compter du 1^er juin 2010), l’ordre du jour de l’assemblée générale est désormais établi en concertation avec le conseil syndical. Préconisée par la CRC (I, 4, de la Recomm. n^o 13, dans sa version antérieure à celle du 8 juill. 2010, reproduite dans les éd. 2010 et antérieures du C. copr., App., v^o Commission relative à la copropriété), cette mesure devient obligatoire. Il reste à savoir comment cette concertation sera actée et quelle sanction sera prononcée en cas de manquement.

Pour la mise en œuvre de cette nouvelle prérogative, la 13^e recommandation de la commission (en date du 8 juill. 2010, App., v^o Commission relative à la copropriété, reproduite in C. copr. ) conseille au syndic de ne pas omettre pas d’établir l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical et que ce dernier soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel pour qu’il puisse exercer son contrôle et donner son avis.

Autres missions et délégations de pouvoir. En vertu de l’article 25 a de la loi de 1965 et des articles 21 et 26 du Décr. de 1967, le conseil syndical peut recevoir de l’assemblée générale d’autres missions ou délégations de pouvoir (lesquelles doivent relever de la majorité de l’article 24 et ne peuvent porter que sur un acte ou une disposition expressément déterminé ou, à tout le moins, doivent ne permettre que des dépenses plafonnées).

On notera, par ailleurs, qu’en cas de carence du syndic, le président du conseil syndical aura le pouvoir de convoquer l’assemblée générale (en application de l’art. 8 du Décr. de 1967).

Dans sa mission, le conseil syndical pourra, comme il est dit à l’article 27 du décret de 1967, prendre conseil auprès de toute personne de son choix et «sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité».

(Ord. art. 21 : loi du 10.7.65 : art. 21-1 à 21-5 nouveaux)

Désormais, l’assemblée générale peut déléguer au conseil syndical, lorsqu’il est composé d’au moins trois membres, le pouvoir de prendre seul des décisions relevant de la majorité simple (majorité de l’article 24). Cette décision est adoptée à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité de l’article 25) .
Toutefois, sont exclus de la délégation de pouvoirs les sujets suivants :

l’approbation des comptes ;
la détermination du budget prévisionnel ;
les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et règlementaires.

L’assemblée générale devra déterminer le montant maximum des sommes allouées au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs. La durée de la délégation de pouvoirs ne peut excéder deux ans. Elle est renouvelable par une décision expresse de l’assemblée générale.
Le syndicat des copropriétaires devra souscrire une assurance de responsabilité civile pour chacun des membres du conseil syndical.
En outre, pour l’exercice de la délégation de pouvoirs, les décisions du conseil syndical sont prises à la majorité de ses membres. En cas d’égalité, la voix du président du conseil syndical est prépondérante.
Enfin, le conseil syndical devra adresser un rapport écrit en vue de l’information des copropriétaires.

IV. LES COMMUNICATIONS FAITES OU DEMANDÉES AU CONSEIL SYNDICAL

Selon l’avant-dernier alinéa de l’article 26 du décret de 1967 (créé par le Décr. n^o 2010-391 du 20 avr. 2010, en vigueur à compter du 1^er juin 2010):
– lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres,
– lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.

V. LA RESPONSABILITÉ DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

Dépourvu de la personnalité morale, le conseil syndical ne peut, en tant que tel, voir sa responsabilité engagée (une procédure dirigée contre cette entité serait vouée à l’échec).

A l’inverse, un, plusieurs ou tous les conseillers syndicaux pourraient avoir à répondre de l’exécution de leur mandat, et ainsi engager leur responsabilité contractuelle. Par ailleurs, ils pourraient avoir à répondre d’une faute délictuelle à l’égard d’un tiers au syndicat.

Le président du conseil syndical, investi de pouvoirs spécifiques, notamment en matière de convocation de l’assemblée générale (Décr. de 1967, art. 8 et 50), en ce qui concerne la transmission des archives et des fonds du syndicat par l’ancien syndic (L. 1965, art. 18-2) et lorsque le syndicat est en difficulté (Décr. de 1967, art. 62-4 et 62-11), est particulièrement exposé.

Il semble donc plus prudent que chaque membre du conseil syndical souscrive une assurance même si, compte tenu du caractère bénévole des fonctions de conseiller syndical, en cas de contentieux, les magistrats risquent de se montrer cléments dans leur sentence.

VI. LES RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL

En complément à ce qui est précisé à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, les règles de fonctionnement du conseil syndical sont mentionnées aux articles 22 à 27 du décret de 1967

FONCTIONNEMENT ET POUVOIRS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Si le premier alinéa de l’article 22 énonce que les règles de fonctionnement et les pouvoirs des assemblées générales sont définis par le règlement de copropriété, ce document ne saurait déroger aux dispositions, d’ordre public (en vertu de l’article 43 de la loi de 1965; V. aussi notes 1 et 2), de cet article 22 et des articles 24 à 26 relatifs aux règles de majorité.

Concernant les règles édictées par les alinéas 2 à 4 de l’article 22 de la loi de 1965, on peut les regrouper en trois thèmes: le premier a trait à la participation aux assemblées, le deuxième concerne le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire et le troisième est relatif aux règles à respecter en matière de délégation du droit de vote.

I. PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES

Tous les copropriétaires doivent pouvoir participer aux assemblées générales (sur cette participation, .; sur la question spécifique de la participation des propriétaires de lots non achevés, V. note 7).
Ils doivent donc tous être convoqués et cette convocation émane, en principe, du syndic (V. cep., Décr. n^o 67-223 du 17 mars 1967, art. 8, 47 et 50).
Pour que celui-ci puisse remplir son office, il ressort de l’article 65 du décret n^o 67-223 du 17 mars 1967 que chaque copropriétaire, chaque titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au mandataire de la copropriété son domicile réel ou élu, «ainsi que, s’il le souhaite, son numéro de télécopie» (nouveauté issue du Décr. n^o 2007-285 du 1^er mars 2007), étant entendu que la convocation à l’assemblée générale sera valablement faite au dernier domicile ou au dernier numéro de télécopie notifié. En outre, concernant les associés d’une société d’attribution, en vertu de l’article 12 du décret de 1967, dans la perspective de leur convocation (V. plus loin), le représentant de la société doit communiquer au syndic leurs noms et domiciles (réels ou élus) ainsi que toute modification.
Cette obligation de communiquer les coordonnées de tout membre du syndicat trouve, bien évidemment, toute sa signification à l’égard des copropriétaires ne résidant pas dans la copropriété, qui ne doivent pas déménager sans en aviser le syndic.
Il s’agit notamment des copropriétaires-bailleurs, des propriétaires des lots dans une résidence constituant leur résidence secondaire et du vendeur dans le cadre d’un contrat de location-accession (V. plus loin). Il va également s’agir des mandataires communs en cas d’usufruit ou d’indivision du lot (V. aussi plus loin).

Certaines situations nécessitent la mise en œuvre de règles spécifiques.

– Démembrement de droit de propriété ou indivision. En cas d’usufruit ou d’indivision d’un lot et, selon une certaine jurisprudence, en cas de constitution d’un droit d’usage et d’habitation sur un lot, en vertu de l’article 23, alinéa 2, de la loi de 1965 (qui, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 a substitué les termes «démembrement du droit de propriété» à celui d’«usufruit»), il conviendra de convoquer le mandataire commun. On notera en effet que, sauf clause contraire du règlement de copropriété, un mandataire commun doit être désigné par les parties ou, à défaut, par le président du tribunal de grande instance à la requête du syndic ou de l’un des intéressés (sur ce point, V. aussi Décr. n^o 67-223 du 17 mars 1967, art. 61).

– Époux propriétaires d’un lot dépendant de leur communauté. Sans exiger la délivrance d’une convocation à chaque conjoint, la Cour de cassation a décidé que «la convocation à une assemblée générale concernant des époux propriétaires d’un lot de copropriété dépendant de leur communauté de biens doit être libellée au nom des deux» (Civ. 3^e, 23 mai 2007). Cette décision, qui, certainement par souci de ne pas multiplier les frais, n’impose pas l’envoi de deux convocations, est mentionnée au Rapport 2007 de la Haute Cour (R., p. 392). La solution retenue s’explique par le fait que si, en application de l’article 1421 du code civil (qui reconnaît à chaque époux le droit d’administrer seul les biens communs), chaque conjoint peut représenter l’autre lors de l’assemblée, dès lors qu’il est question d’entériner un acte de disposition, le consentement des deux est requis (C. civ., art. 1424). Les praticiens prendront soin de ne pas contrevenir à cette consigne, qui ne vaut toutefois que pour autant que le régime matrimonial des époux aura été porté à la connaissance du syndic en vue de son application (remarquant à cet égard que «l’article 6 du décret du 17 mars 1967 n’impose nullement à l’avocat, à l’avoué ou au notaire qui notifie un transfert de propriété de mentionner le régime de leurs clients acquéreurs», V. R., p. 393).

– Sociétés d’attribution. Concernant les lots attribués à des associés d’une société d’attribution, alors que juridiquement, seule la société a la qualité de copropriétaire, anticipant la situation qui va prévaloir à compter de la dissolution de celle-ci, l’article 23 de la loi de 1965 précise que ce sont ces associés qui devront être convoqués.
On retiendra également de l’article 12 du décret de 1967 que le représentant légal de la société doit être destinataire d’une convocation à l’assemblée à laquelle il pourra assister, avec voix consultative.

– Contrat de location-accession. En vertu de l’article 32 de la loi n^o 84-595 du 12 juillet 1984 (reproduite intégralement au CCH), pour l’application de la loi de 1965, la signature d’un contrat de location-accession est assimilée à une mutation et l’accédant est subrogé dans les droits et obligations du vendeur.
Cela étant, le vendeur continue de disposer du droit de vote pour toutes les décisions prises en assemblée concernant les réparations mises à sa charge en application de l’article 29 de la loi de 1984, ou portant sur un acte de disposition visé aux articles 26 ou 35 de la loi de 1965.
En conséquence, il convient de convoquer à l’assemblée tant l’accédant que le vendeur, étant entendu, ainsi que cela est précisé à l’article 32, in fine, de la loi de 1984, que chacune des deux parties peut assister à l’assemblée générale et y formuler toutes observations sur les questions pour lesquelles elle ne dispose pas du droit de vote.

– Mutations. La mutation d’un lot ou d’une fraction de lot, tout comme la constitution sur ceux-ci d’un droit d’usufruit, de nue-propriété ou d’usage et d’habitation, doit, en application de l’article 6 du décret de 1967, générer (de la part, selon le cas, des parties à l’acte, du notaire, de l’avocat ou de l’avoué) l’envoi au syndic d’un avis de mutation. A défaut, c’est l’ancien titulaire des droits sur le lot qui devra être convoqué.

Ajoutons, même si cela va de soit, que le syndic (copropriétaire ou non) participera à l’assemblée (sauf vote contraire de celle-ci, en application de l’article 15 du décret du 17 mars 1967, il en sera d’ailleurs le secrétaire).
Quant aux personnes étrangères au syndicat et non munies d’une délégation de vote de la part d’un copropriétaire (expert, avocat, huissier…), leur présence peut se concevoir, si tant est qu’elle ne se heurte pas à l’hostilité des membres du syndicat.

La présence des représentants des associations de locataires représentatives sur le parc est même expressément envisagée par l’article 44 de la loi «Méhaignerie» n^o 86-1290 du 23 décembre 1986, qui précise que, dans les immeubles soumis au statut de la copropriété, les représentants de ces associations «peuvent assister à l’assemblée générale de copropriété et formuler des observations sur les questions inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale».